Czy wybór biura rachunkowego, z którego usług będziemy korzystać przez długie lata, jest w ogóle możliwy? Zmieniają się przecież przepisy, zmienia się również sytuacja konkretnych firm. Podmiot, który dziś wydaje się odpowiedni, w pewnym momencie może nie sprostać już potrzebom swojego zleceniodawcy. Choć jednak wątpliwości istnieją i nie można ich lekceważyć, nie oznacza to wcale, że znalezienie biura na lata nie jest możliwe. Natrafienie na nie będzie łatwiejsze, jeśli już w momencie konstruowania umowy postaramy się myśleć o niej perspektywicznie.
Rola bezpieczeństwa dokumentacji i ochrony danych
Jednym z częściej popełnianych błędów jest kierowanie się przede wszystkim kryterium cenowym podczas szukania biura rachunkowego, z którym należałoby współpracować. Perspektywa niskich rachunków jest kusząca, gdy jednak myśli się o czymś więcej niż krótkoterminowej współpracy, może zaciemniać obraz. Oczywiście, nie można kwestionować roli, jaką odgrywa argument cenowy, bo jego znaczenie jest niemożliwe do zakwestionowania. Nie można jednak również utrzymywać, że jest to argument kluczowy.
Znacznie ważniejszy wydaje się ten aspekt, który jest wiązany z szeroko rozumianym bezpieczeństwem. Współpraca z biurem rachunkowym oznacza przekazanie mu przynajmniej części ważnych danych. Od tej pory już nie tylko firma, ale i biuro sprawują nad nimi kontrolę, a jej jakość ma wpływ tak na charakter współpracy, jak i na pozycję firmy na rynku. Podmiot świadczący usługi księgowe przeważnie korzysta z własnych systemów bezpieczeństwa. Bezgraniczne zaufanie im jest jednak przykładem nieodpowiedzialności. Szukając biura rachunkowego na lata warto więc domagać się odpowiedzi na pytanie o to, jak wygląda jego wewnętrzna polityka bezpieczeństwa oraz plan reagowania w przypadku wycieku danych. Jeśli można odnieść wrażenie, że kwestie te nie wydają się priorytetowe dla potencjalnego partnera, być może rezygnacja ze współpracy już na tym etapie okaże się najlepszym posunięciem.
Nietypowe rozwiązania trudnych zadań
Jak już wspomniano, w czasie trwającej przez dłuższy czas współpracy, wiele może się zmienić. Nawet najlepiej skonstruowana umowa nie jest więc w stanie przewidzieć wszystkich trudności, z jakimi przyjdzie się mierzyć pracownikom biura oraz firmy, która nawiązała z nim współpracę. Nic więc dziwnego, że rośnie znaczenie aktywnego podejścia do realizowania zadań. Gdy księgowość zewnętrzna jest wynajmowana jedynie na krótki czas, nie jest to może aż tak ważne. Długoletnia współpraca z biurem, które ogranicza się do biernego oczekiwania na przesłanie mu dokumentów, jest jednak poważnym problemem. Przed podpisaniem pierwszej umowy warto więc poszukać odpowiedzi na pytanie o to, jak wygląda obieg informacji i jakie działania są podejmowane, aby go usprawnić. Ciągle jeszcze mamy do czynienia z podmiotami stroniącymi od dokumentacji elektronicznej. Ich czas mija, nie warto więc wiązać się z nimi.
Wiedza i doświadczenie pracowników
Przepisy polskiego prawa zmieniają się nieustannie. Trudno nie oprzeć się wrażeniu, że wystarczy rok, aby na niektóre kwestie patrzeć inaczej niż do tej pory. Przy długoterminowej współpracy problem ten jest jeszcze poważniejszy. Już w momencie podpisywania pierwszej umowy warto więc zyskać pewność, że to, co nas niepokoi, nie jest wcale powodem do zmartwień dla osób zatrudnionych przez firmę świadcząca usługi księgowe. Nikt nie wie, co przyniesie przyszłość. Jeśli jednak firma może pochwalić się pracownikami nie tylko znakomicie wykształconymi, ale i systematycznie uzupełniającymi swoją wiedzę, z pewnością można liczyć na to, że poradzą sobie oni w gąszczu przepisów. Jeśli już dziś firmowy księgowy nieustannie utyskuje na poziom skomplikowania prawa, trudno mówić o przesadnym optymizmie.
Informatyzacja i jej rola
Biura rachunkowe różnią się między sobą z uwagi na podejście do nowoczesnych technologii. Podczas gdy jedne z uznaniem przyjmują systemy księgowe oraz programy usprawniające obieg dokumentów, inne stronią od takich rozwiązań. Tymczasem przyszłość zdaje się należeć właśnie do aplikacji. Nie warto wiązać się więc z podmiotem, który robi wszystko, aby tego nie dostrzegać.
Artykuł powstał we współpracy z https://tax-bonus.com.pl